Como escrever e-mail em inglês: exemplos e modelos

Para saber exatamente como escrever e-mail em inglês, antes de qualquer coisa, você precisará decidir se esse conteúdo será formal ou informal e qual a mensagem que pretende passar através dele.

Além disso, deverá prestar atenção à estrutura e à ortografia, sem deixar em segundo plano a ideia de que o texto precisa ser simples e curto, mas conter todas as informações necessárias e início, meio e fim.

A redação de e-mails em inglês serve para você se comunicar dentro da sua empresa ou no universo corporativo como um todo.
Esses conteúdos são muito úteis na hora de: 

• se inscrever em cursos no exterior;
• organizar atividades e viagens de intercâmbio com agências de fora do Brasil;
• esclarecer dúvidas relacionadas ao serviço ou funcionamento de algum local que você pretende visitar quando estiver em outro país a trabalho ou lazer.

Confira, a seguir, frases e expressões comuns nesse tipo de comunicação e entenda quando aplicá-las.

Como se deve escrever um e-mail em inglês?

Tanto em inglês quanto em qualquer outro idioma, e-mails precisam seguir a regra kiss, abreviação para “keep it short and simple”. 

Portanto, devem ser fáceis de ler, simples e objetivos, ter frases mais curtas e diretas, que façam sentido sem deixar espaço para dupla interpretação.

Seja formal ou informal, um e-mail sempre terá, nesta ordem:

• saudação,
• agradecimento, caso seja escrito em resposta a algum outro e-mail ou contato;
• introdução ao assunto tratado;
• desenvolvimento do assunto;
• conclusão; e
• despedida.

Vamos por partes!

Como começar um e-mail em inglês?

O primeiro passo do e-mail é cumprimentar seu destinatário, já demonstrando mais ou menos intimidade e encaminhando o conteúdo para ser mais ou menos formal.

Para e-mails informais

Utilize:

• Hi!: Oi!
• Hello!: Olá!
• Hey!: Ei!
• How are you?: Como você está?
• What’s up?: E aí?

Depois da expressão, use uma vírgula e o nome da pessoa para quem você está destinando o e-mail para tornar a mensagem mais personalizada.

Para e-mails mais sérios e formais

Cumprimente com:

• To whom it may concern: A quem interessar (usado quando não sabemos quem é o destinatário exatamente).
• Dear + nome da pessoa ou nome e sobrenome:  Prezado(a)/Querido(a).
• Dears/Dear all/Dear colleagues: Queridos/Queridos colegas (quando o e-mail é para mais de uma pessoa).
• Dear Sir/Dear Madam + nome da pessoa: Querido (a)Sr./Sra.
• Dear Mr./Dear Mrs. + sobrenome da pessoa: Sr./Sra. (para e-mails ainda mais formais).

Depois, siga com a resposta, caso o e-mail seja um retorno a alguma mensagem enviada anteriormente, ou com a introdução do assunto a ser conversado.

Como responder um e-mail em inglês?

Se estiver retornando uma mensagem anterior, agradeça o contato e faça alguma menção a ela antes de introduzir seu novo assunto. Sempre de forma breve, para o e-mail não ficar longo e difícil de ler.

Agradeça o retorno do seu destinatário

Use frases como:

• Thank you for your prompt/quickly reply: Obrigado(a) por sua resposta rápida/imediata.
• Thanks for getting back to me: Obrigado(a) por me retornar.

Agradeça pelo contato ou pela mensagem que chegou até você

Por exemplo, dessa maneira:

• Thank you for your contact: Obrigado(a) pelo seu contato.
• Thank you for contacting us: Obrigado(a) por nos contatar (geralmente usado para retornos de marcas e empresas aos contatos feitos por clientes).
• Thank you for contacting + nome da sua empresa ou marca: Obrigado(a) por entrar em contato com + nome da marca ou empresa.
• Thank you for your interest!: Obrigado(a) pelo interesse!

Não se preocupe em substituir o “thank you” por “thanks” em e-mails menos formais.

Agora, desenrole o assunto principal.

O que escrever em um e-mail em inglês?

Se achar válido, comece justificando a razão pela qual você está escrevendo a mensagem e, em caso de contatos iniciais, apresente-se. 

Puxe assunto, convide o destinatário para alguma coisa e fique à vontade até para fazer pedidos, mas seja gentil. Discorde ou concorde se precisar também, desde que de maneira educada, é claro.

Para justificar o motivo do seu e-mail

Use expressões como:

• Please, note that: Por favor, perceba que/entenda que…
• According to our last e-mail: De acordo com o nosso último e-mail (no caso de respostas ou retomada de um contato)…
• As requested: Conforme solicitado…
• As agreed: Conforme combinado…
• As we discussed: Conforme discutimos (presencialmente, via e-mail ou em outros canais de comunicação)...
• I’m writing this e-mail to…: Estou escrevendo/Escrevo esse e-mail para…
• I’m writing this e-mail in regards to: Escrevo este e-mail como uma saudação a algum acontecimento, algo ou alguém.
• I write to inform you: Escrevo para lhe informar…
• Just need to inquire about: Apenas preciso lhe consultar sobre…
• I’m writing to inquire about: Escrevo para consultar/perguntar sobre algo ou alguma situação…
• I’m writing to ask for your/an advice: Escrevo para pedir o seu/um conselho…

Para puxar assunto ou fazer um convite

Em uma troca mais informal ou em e-mails nos quais, mesmo com mais formalidade, se tem abertura para dialogar de forma íntima com o destinatário, entre as expressões mais usadas para puxar assunto, destacam-se:

• Did you know that: Você sabia que… (excelente para contar uma fofoca!).
• Would you like to: Você gostaria de (para fazer um convite) (para fazer um convite, mesmo que formal).
• Following your recent e-mail…:Seguindo o seu e-mail mais recente…

Precisa se apresentar e começar um novo contato? Essa é fácil! Veja adiante.

Para se apresentar no e-mail em inglês

Escreva:

I’m + [seu nome] + [sua profissão ou cargo] + at [nome da sua empresa] + I’m writing to/because + explicação do porquê você está enviando o e-mail

 

A tradução literal fica mais ou menos assim:

Eu sou + [seu nome] + [profissão ou cargo] + na [nome da empresa] e estou escrevendo/busco por + explicação do porquê você está enviando o e-mail.

E para fazer pedidos de maneira gentil?

Experimente as seguintes possibilidades:

• I would appreciate if you could…: Eu agradeceria se você pudesse…
• I would be grateful if you could…: Eu ficaria grato(a) se você pudesse…
• I was wondering if you could…: Estava pensando se você poderia…
• Do you think you could…: Você acha que poderia…
• Do you think you could also: Você acha que poderia também… (para quando algum outro favor além do que está sendo pedido na frase já foi solicitado)
• Could I ask you to…: Eu poderia pedir a você para...

Todas essas expressões serão seguidas, no texto, pelo seu pedido propriamente dito, por exemplo: “send me the file as soon as possible”, em português “me enviar o arquivo o quanto antes”.

Não quer fazer um pedido, mas precisa concordar ou discordar de alguma coisa?

Para concordar com uma afirmação, proposta ou ideia

Sugestões:

• I agree with you: Eu concordo com você.
• I entirely agree with you on this: Eu concordo plenamente com você nesse caso.
• I’m glad we are on the same page: Fico feliz de estarmos na mesma página.
• I think the same about…: Eu penso a mesma coisa sobre…
• Same here: De acordo. (Usado para situações mais informais)

Para discordar de uma afirmação, proposta ou ideia

Vale adicionar ao e-mail:

• Unfortunately, we can’t continue with this: Infelizmente, não poderemos prosseguir com isso.
• Unfortunately, I don’t agree with you on this: Infelizmente, eu não concordo com você nisso.
• I’m sorry, but…: Me desculpe, mas…
• I’m sorry to say that: Me desculpe por dizer isso/Eu sinto por dizer isso.
• I’m sorry to inform you that: Eu sinto informar que…
• I don’t believe that it will be possible: Não acredito que isso será possível.
• An alternative solution might be…: Uma alternativa pode ser…
• I propose that…: Eu proponho que…

Use “at this moment” (neste momento) ou “at this point” (Neste ponto da conversa/da negociação) antes da frase, quando couber, caso queira suavizá-la ainda mais ou tornar a negativa temporária em vez de definitiva.

Tudo pronto? Chegou a hora de finalizar o seu e-mail.

Como terminar um e-mail em inglês?

Chegou a hora de encerrar o texto? Na conclusão, deixe as portas sempre abertas e demonstre, também educadamente, se você quer ou não receber um retorno e, na despedida, preocupe-se com o tom do restante do e-mail.

Fazendo a conclusão de um e-mail em inglês

Escreva:

• Hope to hear from you soon: Espero ouvir de você logo.
• I look forward to hearing from you: Mal posso esperar para ouvir de você.
• If you have any questions/concerns, let me know: Se você tiver alguma dúvida/preocupação, me informe.
• If you have any other questions, don’t hesitate to contact me: Se você tiver alguma outra dúvida, não hesite em me procurar.

Finalmente, deixe a sua despedida.

Como se despedir em um e-mail em inglês?

Preze para que o “tchau” ou “até logo” seja apropriado ao tom do restante do conteúdo e à pessoa a quem você se dirige. Anote algumas possibilidades:

• My best regards/Best regards: Meus cumprimentos/Minhas saudações.
• Best wishes: Meus cumprimentos/Meus bons desejos/Meus melhores desejos (à pessoa a quem você escreve).
• All the best: Tudo do melhor.
• Thank you for your time: Agradeço o seu tempo.
• Thank you for the consideration: Obrigado(a) pela consideração.
• Thank you for the assistance: Obrigado(a) pela ajuda.
• Thank you/Thank you so much: Obrigado(a)/Muito obrigado(a).
• I would like to thank you: Gostaria de agradecê-lo(a).
• Sincerely: Atenciosamente
• Warmly: Carinhosamente
• Cheers: expressão de celebração que podemos traduzir, aqui, como “Felicidades” ou como um belo “Valeu”!
• Take care!: Cuide-se!
• Love: Com amor…
• See you: Nos vemos.
• XOXO: Beijos e abraços no “internetês” (uma sigla usada em tom ultra informal, geralmente entre mulheres).

Acrescente uma vírgula depois da despedida que escolher e deixe a sua assinatura.

Mesmo em e-mails formais, despeça-se adequadamente e lembre: esse tipo de linguagem não é direcionada apenas para o público profissional, viu? 

Você pode enviar esse tipo de mensagem a uma universidade ou escola de inglês onde deseja fazer intercâmbio ou até mesmo para um escritor que admira muito. Que tal tentar? A gente ajuda você nessa missão!

Como escrever um e-mail formal em inglês?

Você sabe de que forma redigir um e-mail formal em inglês? Especificamente nesses casos, opte pela saudação “Dear” e use o sobrenome da pessoa a quem você se direciona se for alguém desconhecido ou que ocupe uma posição de destaque no mercado ou em alguma instituição.

No desenrolar do assunto, use expressões como “as” ou “I would” e, se precisar discordar com alguma coisa, introduza a negação com “unfortunately”. 

Finalize pensando em transmitir ao destinatário, até mesmo nos cumprimentos finais, sinais da sua postura e do seu interesse na conversa, com expressões como “Sincerely”, “My regards” e “I would like to thank you”.

Em e-mails formais que sejam profissionais, além de tudo isso, faça questão de se apresentar em detalhes, mencionando o que você faz e onde você trabalha, principalmente no caso de um primeiro contato.

Abaixo, você encontra um modelo de e-mail formal em inglês e outros de e-mails formais específicos para trabalho. Deixamos também um modelo de e-mail informal se quiser utilizar como base ou inspiração.

Modelo de e-mail formal em inglês 

From: carine.abc@outlook.com

To: silvaoliver@gmail.com

Subject: News from our family here in Italy

Dear cousin Carine, How are you? Hope you and your mom are fine and thank you for the last e-mail. I’m writing to tell you a little bit more about how we are doing here in Italy. As you know, we’ve been here since December and things are getting better and better. I’m working at a supermarket and dad is looking for a job. Soon enough we'll be ready to welcome you. Our dog, Jim, has made some new friends around the city but he misses the farm. So do we. I would appreciate if you could send us a picture! Would you mind? Hope to hear from you soon. Warmly, Oliver

Exemplos de e-mails profissionais em inglês

From: arnald.finn@topway.com

To: joana.silva@topway.com

Subject: Reminder | Meeting Fev-18th

Dear Mr. Finn, I am writing to kindly remind you about our meeting on February 18th, 2023. As agreed, I am traveling to Brazil to visit TopWay and just want to let you know how excited I am to spend more time learning with you and your team. I would also like to apply for the sales position that you have opened there. I believe I have the perfect qualification to fulfill it and, if so, I am more than happy to move definitely to Brazil. Please, find attached my resume. My regards, Joana Silva

From: hrenterprise@enterpise.com

To: gabrielle.amaral@gmail.com

Subject: Job Application: Gabrielle Amaral

To whom it may concern, I am writing to express my interest in the Social Network Management position that is listed on your website. I already have experience with B2B management on Facebook and LinkedIn and, nowadays, I am studying how to apply what I know in the B2C market too. Could I ask you to take a look at my resume, please? It is attached to this e-mail. Look forward to be hearing from you soon and thank you so much! Gabrielle Amaral

Modelo de e-mail informal em inglês

Vale ressaltar que o ideal é evitar abreviações em e-mails mais formais e profissionais, ok? E, se você depende de trocas de e-mails para o seu cotidiano, aprofunde-se para construí-los de forma cada vez mais rápida e natural. Faça um curso de inglês que ajude nessa missão! 
Desejamos bons estudos e que você troque bons e-mails por aí. Cheers!